Per definire amministratori, operatori e gruppi, con la possibilità di personalizzare, per ogni singola utenza, i dati da visualizzare e/o modificare. Ogni utente avrà quindi visibili solo le parti del programma alle quali ha accesso, rendendo la navigazione tra i vari menù estremamente semplificata. Possibilità di abilitare la sicurezza integrata con Windows.

Le anagrafiche trattate sono clienti, fornitori, banche (c/c), agenti, vettori, sedi e contatti. Come dati aggiuntivi è possibile specificare indiriz zi alternativi, referenti (respon sabili, addetti, impiegati,…), eventuali prodotti associati per la gestione delle matricole o per la compilazione automatica di documenti gestionali, documenti di qualsiasi natura per un agevole processo di archiviazione ottico/documentale, con la possibilità di poter visualizzare dall’anagrafica stessa tutti i documenti gestionali e le scadenze ad essa associate. Per i clienti è possibile attivare una snella ma precisa gestione del fido e della situazione, per eventuali blocchi o avvisi all’atto di emissione di documenti.

Per ogni prodotto o servizio trattato è possibile specificare fino a quattro categorie, tutti i dati commerciali (sconti, ricarichi, prezzo al netto e incluso IVA), attivare procedure automatiche di ricalcolo prezzo o costo, definirne le modalità di stoccaggio, specificarne eventuali codici alternativi per una gestione dei codici a barre o di situazioni con codifiche multiple. Per ogni prodotto di magazzino si può gestire la giacenza fisica o il disponibile, dati aggiornati in tempo reale e sensibili all’emissione di qualsiasi tipo di documento di magazzino. Con un facile meccanismo di configurazione di apposite causali è poi possibile gestire molteplici magazzini, all’interno dei quali possono trovarsi infinite ubicazioni, tracciando con estrema chiarezza tutti i movimenti della merce da un magazzino all’altro, da una ubicazione all’altra. Possibilità di gestire gerarchie di prodotti mediante il collegamento prodotti, per permettere macrovariazioni di prezzi o altre caratteristiche da spalmare in un sol colpo a tutti i prodotti collegati.

Con flussi documentali altamente personalizzabili, si possono disegnare tutte le più sofisticate esigenze in ambito gestionale, per trattare sia articoli di magazzino che servizi. Le stampe gestionali (offerte, ordini, DDT, fatture,…) sono personalizzabili dall’utente direttamente da programma, offrendo inoltre interessanti meccanismi per definire dinamicamente in base ai dati di ogni documento, il numero di stampe, la tipologia di pagamento, il c/c d’appoggio, la gestione degli oneri accessori, la ritenuta d’acconto.

Grande attenzione è stata posta anche per chi ha una attività di commercio al dettaglio: una videata permette di vedere i prezzi di vendita al netto o compresa IVA, individuarne immediatamente i margini di ricavo e confrontarli con altri prodotti simili per interagire con l’acquirente nel migliore dei modi possibili. È presente una forte automazione per il collegamento con registratori di cassa e con lettori, terminali e palmari per la lettura dei codici a barre. È inoltre possibile effettuare delle previsioni a preventivo o dei controlli a consuntivo in base ai lavori e al materiale che si intende utilizzare per una specifica commessa, ottenendo stampe analitiche complete e dettagliate, incluso il libretto delle misure e la stampa di contabilità finale. Una intera sezione è dedicata invece all’analisi delle vendite e degli acquisti, per individuare con quali clienti e fornitori si ha maggior guadagno e risparmio e i prodotti o le categorie che maggiormente fruttano all’interno della propria attività.

Con una distinta base ad infiniti livelli, con varianti, data di validità e distinte di produzione, è possibile disegnare uno specifico ciclo documentale che va dall’ordine interno di produzione fino al versamento finale a magazzino, tracciando per ogni movimentazione i passaggi dei componenti nelle varie aree di competenza. Con la valorizzazione della distinta base non solo si hanno preziose indicazioni sui reali costi sostenuti dall’azienda, ma è anche possibile riportare in maniera automatica tali valori a livello di listino di acquisto.

Piani di produzione, ATP (Available to Promise) in tempo reale, copertura a magazzino in tempo reale, proposte automatiche di approvvigionamento tramite processo MRPI (Material Requirement Planning), collegamento e controllo ordini, sono tutte funzionalità per chi all’interno dell’azienda deve rispondere quotidianamente a domande quali: quanto, che cosa e quando produrre o acquistare per soddisfare la richiesta del mercato.

Per la gestione degli incassi e dei pagamenti, delle distinte contabili, dei tracciati in formato elettronico (RIBA, RID,…), per la gestione degli insoluti, della compensazione scadenze, della gestione del fido e del controllo degli acconti versati da clienti, questa parte del programma, oltre a risolvere agevolmente i problemi amministrativi di una azienda complessa, riesce anche a dare con estrema chiarezza e semplicità la visualizzazione reale o previsionale (con ipotesi al passato o al futuro) dei vari flussi di cassa.

Con una interfaccia molto chiara è possibile gestire da una unica videata i movimenti di prima nota, previsionali o effettivi, le scadenze associate, la funzione di saldaconto automatico e la gestione contabile delle distinte di incasso, pagamento e della riapertura da insoluto. I piani dei conti definibili sono a n livelli asimmetrici, alfanumerici o numerici, importabili da foglio Excel. Automatismi sono presenti per una agevole operazione di riclassifica, con la susseguente stampa dei bilanci con raffronto di due periodi scelti dall’utente. Nativa la gestione a partite, con codice partita generato automaticamente al momento del travaso fatture o imputabile dall’utente per qualsiasi elemento facente parte della partita. Processi di stampa fatture, schede conto e partitari attivabili sia per singolo elemento che per stampe di tipo massivo. Dati multiesercizio sempre in linea per una rapida ed efficiente consultazione da parte dell’utente.

Possibilità di gestire contratti con i clienti agganciati con la commessa e con la possibilità di programmare molteplici manutenzioni in base alla cadenza. In questo caso vengono generati automaticamente anche gli interventi nelle date stabilite. Gestione degli interventi con tecnico di riferimento, motivo della chiamata, gestione dello stato e fatturabile sia come attività che come lista del materiale utilizzato. Generazione automatica di documenti gestionali a partire dagli interventi. Planner delle attività con visualizzazione giornaliera e settimanale in base alla risorsa/tecnico di riferimento, con la possibilità di gestire diverse fasce orarie e di generare direttamente dal planner l’intervento nell’orario prestabilito. Promemoria degli interventi in scadenza/scaduti. Stampe quali rapporto di intervento, dichiarazione di conformità e allegato E.

Oltre alla possibilità di gestire una serie di contatti, personali o pubblici, e che possono poi essere trasformati in clienti o fornitori, di notevole interesse è la gestione @Mailing, ovvero la possibilità di inviare email a singoli utenti o attraverso liste di distribuzione in base a criteri di filtro sulle varie anagrafiche presenti nel sistema, con gestione anche degli allegati da inviare contestualmente. Il suo funzionamento presuppone la presenza di Microsoft Outlook oppure Outlook Express.

A completamento della potente gestione dei codici a barre, è presente un sofisticato motore per la stampa delle etichette di qualsiasi natura: è possibile definire il formato delle etichette, la fonte dati di provenienza e salvare eventuali criteri di ordinamento o di filtro sui dati selezionati. Possibilità di ricerca trasversale tra tutti gli oggetti archiviati in maniera ottica e associati a qualsiasi elemento del sistema (anagrafica, documento, commessa, contratto,…). Mediante la definizione di semplici specifiche di importazione è anche possibile popolare potenzialmente tutte le tabelle dell’applicativo prendendo i dati da fogli Excel o da file di testo. Un potente motore per l’archiviazione di grafici e tabelle pivot completa l’innovativa possibilità di analizzare qualsiasi dato esposto dal programma con un semplice click del mouse.