E’ possibile definire amministratori, operatori call, esattori e gruppi (Back-Office, Supervisori) e personalizzare, per ogni singola utenza, i dati da visualizzare e/o modificare. Ogni utente avrà quindi visibili solo le parti del programma alle quali ha accesso, rendendo la navigazione tra i vari menù estremamente semplificata. Possibilità di abilitare la sicurezza integrata con Windows e i permessi di lettura, aggiornamento, inserimento o di eliminazione su ogni singolo dato.

Le anagrafiche trattate sono Collectors, Mandanti, Debitori, Garanti, Esattori/Call, Contratti e Prodotti/Creditori. L’applicativo permette di gestire i dati anagrafici dei garanti associati al debitore della pratica come i dati dei beni oggetto di garanzia del credito (Contratti con riepilogo rate e fatture – estratto conto). All’interno dell’anagrafica debitori e garanti è possibile inserire qualsiasi tipo di informazione, generare il codice fiscale e aggiungere recapiti e luoghi di lavoro. Funzionalità presenti in tutte le anagrafiche: archiviazione digitale di qualsiasi tipo di documento; tracciabilità delle pratiche associate all’anagrafica in esame con possibilità di visualizzazione immediata; recupero delle informazioni attraverso l’integrazione dei più importanti motori di ricerca dedicati alle imprese; e molte altre funzionalità di configurazione in base ai moduli attivati.

Dal semplice inserimento manuale della pratica, è possibile utilizzare il potente motore di importazione pratiche mandanti per eliminare il tempo del caricamento manuale dei dati.

E’ possibile avere una panoramica di tutte le pratiche importate nel sistema attraverso un elenco che può essere programmato dall’utente amministratore per i vari accessi e per particolari casistiche (Supervisore, Call/Esattore, BackOffice ecc.. ). Sono disponibili promemoria per le pratiche in scadenza, per le promesse di pagamento e per data richiamata in modo da avere sempre tutte le pratiche sotto controllo all’apertura del programma. La pratica al suo interno si compone di numerose informazioni quali debitore, contratto, mandante e prodotto di appartenenza con i relativi importi di capitale, spese ed interessi. Per la fonia è possibile inserire i Log (note) durante la lavorazione del Call Center specificando obbligatoriamente fase, data richiamata, promessa e modalità di recupero; nella sezione delle rate è possibile inserire tutti gli incassi anche tramite la generazione di un piano di rientro (con motore integrato per la stampa di cambiali o bollettini postali da personalizzare su richiesta); nella sezione documenti è possibile allegare documenti (come ad esempio incassi in pdf, immagini, doc ecc…); infine l’ultima sezione della pratica è riservata all’inserimento dell’esito in base al tipo mandante: l’inserimento dell’esito può essere automatizzato utilizzando l’ultimo log come nota mentre il codice esito sarà quello associato con la fase interna dell’agenzia.

Dall’elenco pratiche sarà poi possibile generare lo specifico tracciato degli esiti per la restituzione nel portale della mandante (solo per le mandanti attualmente gestite all’interno del gestionale).

In caso di integrazione con il centralino è possibile schedulare le pratiche con una data lavorazione in modo da poter trasmettere le chiamate agli operatori in automatico selezionando i numeri configurati in anagrafica. Attualmente l’Integrazione è stata effettuata con il centralino SWYX.

Inoltre è presente una comoda funzionalità di invio massivo mail/sms con testo personalizzabile per prodotto e di ricerca avanzata per le chiamate InBound.
Oltre alle fasi della pratica (completamente parametriche e personalizzabili), durante la lavorazione lo “stato pratica” pilota la positività/negatività del giornale affari (aperta, in lavorazione, incassata, negativa, irreperibile, ecc.); tutti gli incassi sono tracciati in base alla data d’incasso e/o alla data valuta, al numero verbale e alla modalità di recupero. Al termine della lavorazione della pratica, inoltre, è possibile storicizzare per avere una situazione sempre pulita e ben distinta di quelle realmente in lavorazione. In ogni pratica è possibile archiviare qualsiasi tipo di documento digitale. TetraSystem Recupero Crediti consente la generazione personalizzata di modelli di lettere che possono essere create direttamente dagli utenti in formato Word per gestire le comunicazioni verso debitori, esattori, mandanti, procacciatori, avvocati, ecc. Dall’elenco delle pratiche è possibile stampare il rendiconto pratiche sia in modalità dettagliata che sintetica, in formato elenco o singolarmente in uno dei formati previsti.

E’ possibile effettuare operazioni di assegnazione guidata (con bilanciamento di capitale o debito residuo) e/o di manutenzione, associare massivamente le pratiche di uno o più lotti contemporaneamente, oltre ad affidare la lavorazione di pratiche ad operatori di diversa titolarità comprendendo la data lavorazione.
Ogni operatore/call può consultare le proprie performance e quelle di gruppo tramite l’apposita sezione dove sono previsti i calcoli di positività e cash balance.

E’ possibile attivare l’avviso Pop-up InBound (solo con integrazione centralino SWYX): alla ricezione delle chiamate in entrata viene visualizzato il nome del Debitore chiamante per aprire la pratica per una lavorazione puntuale.

Strumenti di Analisi e Controllo Call Center permettono il controllo e l’avanzamento dei propri operatori tramite le funzionalità di analisi in cui vengono riportati tutti i log inseriti per operatore con le relative tempistiche filtrate per intervallo date per analizzare la produttività tra l’inserimento di un log e l’altro per tipo fase; La cronologia pratiche permette agli operatori di risalire facilmente alle pratiche lavorate nella giornata. Il meccanismo di Conteggio Pratiche Lavorate conteggia le pratiche lavorate per operatore loggato attraverso il conteggio dei log inseriti.

Analisi Chiamate Centralino (solo con integrazione centralino SWYX), una particolare funzionalità in grado di analizzare per operatore sia i tempi del conversato lordo e quello al netto dello squillato di tutte le chiamate oltre ad analizzare tutte le chiamate InBound e OutBound.

Funzionalità che permette di archiviare tutti i documenti a livello di anagrafiche/Pratiche/Rate con la possibilità di effettuare una ricerca massiva su tutti i documenti; la sezione documentale permette di visualizzare l’anteprima dell’allegato, salvare il file, stamparlo direttamente e generare una mail con l’allegato se presente MS Outlook.

Dall’assegnazione o affidamento si passa alla generazione degli affidamenti con la stampa in pdf delle singole pratiche ed il riepilogo da inviare direttamente via mail all’esattore. Avendo lo stesso sistema è possibile esportare e importare il lotto e restituire l’esito delle pratiche tramite il tracciato standard TetraSystem.

Sempre nella sezione dedicata all’Home Collection c’è la gestione verbali o libretti delle quietanze: funzionalità dedicata all’inserimento dei vari libretti dei verbali con il range di numeri da associare all’esattore; la gestione permette la tracciabilità per ogni numero di verbale che l’esattore rilascia come quietanza al debitore. In fase di registrazione dell’incasso, infatti, alla rata sarà possibile associare solo il numero del verbale assegnato all’esattore titolare della pratica.

Il software fornisce un meccanismo di analisi dati in forma numerica e grafica disponibile in tutte le funzionalità in cui sono presenti dati in formato griglia.

L’analisi delle performance permette di tenere sotto controllo la vostra attività e quella dei vostri collaboratori attraverso il calcolo di indici appositamente costruiti per verificare il rendimento dell’agenzia su singoli lotti o su qualsiasi altro tipo di filtro impostato. Statistiche sull’incassato a valore ed in percentuale con la relativa proiezione sulla promessa di pagamento, oltre a monitorare in tempo reale le proprie performance per il raggiungimento dell’obiettivo sia a livello di debito residuo (cash balance) sia per positività delle pratiche in base al tipo di mandante/prodotto con cui si lavora.
Sono presenti diversi tipi di esportazioni in excel sia in forma numerica dettagliata/raggruppata che in forma grafica.

Diversa è la gestione di calcolo provvigione per operatori call o per esattori dove vanno configurate le fasce provvigionali nell’anagrafica dei Prodotti. E’ possibile specificare le provvigioni per tre tipologie di Calcolo: Capitale, Debito Residuo (Cash Balance) e Positività dove per ognuno di essi la procedura provvederà a calcolare i compensi degli operatori secondo le diverse impostazioni.

Si possono elaborare e consultare i compensi raggiunti per ogni mese raggruppati per Prodotto/Lotto. E’ possibile stampare i dettagli per mese tramite l’anteprima report specifico.
Il calcolo avviene in base alle configurazioni effettuate in anagrafica mandante; per ogni tipologia di Mandante –> Prodotto –> Lotto si hanno i riferimenti di Affidato, Incassato, percentuale di Compenso, Proiezione raggiunta e Proiezione presunta per il raggiungimento degli step successivi.

Modulo dedicato all’amministrazione di eventuali incentivi per i propri esattori/call. Tramite le impostazioni degli incentivi è possibile configurare dei premi per gli esattori/call in base al recuperato (mensile, trimestrale, produzione). Impostate le fasce di incentivazione, basterà visualizzare tramite gli appositi elenchi le rate incassate appositamente filtrate per calcolare i rispettivi incentivi in base agli obiettivi raggiunti.

Il modulo permette di creare la fattura alle mandanti presenti in anagrafica inserendo manualmente descrizione e importo della fattura, impostando modalità di pagamento e dati bancari oltre a gestire l’eventuale ritenuta d’acconto nella stampa della fattura stessa.

Con questa funzionalità si può procedere alla stampa del Giornale Affari in formato pdf e alla relativa ristampa. Si tratta della stampa di tutte le pratiche lavorate in formato cartaceo/pdf con il relativo dettaglio dei dati anagrafici, del compenso pattuito con la mandante e del compenso percepito in base agli incassi. Il modulo comprende anche una procedura per la manutenzione massiva dei compensi.

Il Registro Reclami visualizza tutte le pratiche che hanno una fase di tipo reclamo all’interno del quale sarà possibile gestire l’aggiornamento di alcune informazioni quale Relazione, Chiusura, ecc…
E’ presente un meccanismo all’interno della pratica che evidenzia la fase qualora per il debitore corrente esistono già delle pratiche reclamate.

Tutti gli accessi degli operatori vengono tracciati dal sistema per avere l’informazione del numero di accessi con il relativo orario che l’operatore effettua nell’arco della settimana. Tali dati possono essere analizzati tramite filtri per data con la possibilità di effettuare la stampa.

La Pausa è un meccanismo che l’operatore attiva nei momenti di pausa lavorativa: il sistema apre un timer dove nel frattempo vengono bloccate tutte le operazioni disponibili dal programma. L’operatore connesso, una volta terminata la pausa, inserirà la propria password di accesso per tornare alla lavorazione. Anche in questo caso è possibile analizzare tutte le pause dei proprio operatore filtrando per Data/operatore con la relativa stampa.

E’ presente un sofisticato motore per la stampa delle etichette di qualsiasi natura: è possibile definire il formato delle etichette, la fonte dati di provenienza e salvare eventuali criteri di ordinamento o di filtro sui dati selezionati. Possibilità di ricerca trasversale tra tutti gli oggetti archiviati in maniera ottica e associati a qualsiasi elemento del sistema (anagrafica, pratica, contratto…). Mediante la definizione di semplici specifiche di importazione è anche possibile popolare potenzialmente tutte le tabelle dell’applicativo prendendo i dati da fogli Excel o da file di testo. Un potente motore per l’archiviazione di grafici e tabelle pivot completa l’innovativa possibilità di analizzare qualsiasi dato esposto dal programma con un semplice click del mouse.