Gestione Commessa
Mediante questo modulo si possono gestire le commesse di vendita, potendo specificare e controllare costi e guadagni a preventivo ed a consuntivo, le ore lavoro suddivise per operatore e le fasi di lavorazione, visionare in tempo reale i dati riassuntivi in stampa o direttamente a video e associare i codici commessa ai documenti gestionali per un calcolo automatizzato dei dati a consuntivo.

Creazione di una commessa
Una commessa è principalmente definita dai seguenti dati: codice e descrizione commessa, sotto commessa, note aggiuntive, cliente associato, data inizio e data fine lavori, tipo documenti per la consuntivazione, chiusura lavori, oltre ad altri dati informativi presenti. Forniti i dati anagrafici che definiscono una commessa, è possibile procedere con la compilazione dei dati per preventivazione della commessa stessa. Questa operazione può essere suddivisa in due parti:

• L’inserimento dei materiali e dei servizi previsti per il completamento della commessa, specificando per ognuno quantità, costo di acquisto e prezzo di vendita;
• L’inserimento delle ore di lavoro necessarie al completamento della commessa, con l’inserimento della fase di lavoro, della data e del totale delle ore previste.

Dal momento che ogni riga relativa ai materiali e ai servizi è opportunamente valorizzata sia come costi che come ricavi e che ogni fase di lavoro è associata ad un costo orario, è già possibile avere un dato preventivo relativo al totale dei costi di manodopera e dei servizi\materiali necessari al completamento della commessa, nonché al totale dei costi e dei ricavi totali che si prevede di ottenere.

Consuntivazione di una commessa
Creata una commessa è possibile specificare il suo codice nei vari documenti gestionali (ciclo attivo, passivo e produzione), allo scopo di far popolare in maniera automatica dalla procedura i dati necessari per la fase di consuntivazione. La procedura manterrà aggiornate queste informazioni in modo tale da poter sempre verificare lo scostamento tra quanto preventivato e quanto effettivamente consuntivato. Si può sempre procedere poi alla stampa dei dati globali e di dettaglio di una commessa. La stampa di una commessa è suddivisa in quattro sezioni: la prima relativa ai dati anagrafici della commessa con il totale dei costi e dei ricavi, sia in preventivo che in consuntivo; la seconda relativa ai materiali utilizzati; la terza relativi ai servizi; la quarta relativa alle ore di lavorazione. Nella sezione materiali e nel riepilogo materiali è possibile avere degli indicatori colorati in verde o in arancione: l’indicatore verde indica che ci sono meno materiali o servizi consuntivati rispetto a quanto preventivato; viceversa, l’arancione indica che ci sono più materiali o servizi consuntivati rispetto a quanto preventivato. Questa informazione si riferisce al materiale o al servizio nel suo complesso ed è da applicare al caso acquisto o al caso vendita in base al posizionamento dell’indicatore stesso.

Ore di Lavorazione
E’ possibile dettagliare, sia a preventivo che a consuntivo, tutte le ore di manodopera impiegate per il completamento della commessa. Nella sezione ore lavorazione andranno inserite le ore reali da associare ad una determinata commessa con la possibilità di effettuare una serie di stampe riepilogative o dettagliate delle ore associate alle varie commesse; ad esempio stampe raggruppate per data, per fase oppure per lo stato commessa sempre nell’intervallo di date impostato.

Gestione ISO
Questo modulo è orientato alla gestione del Sistema Qualità interno. E’ possibile configurare e personalizzare tutte le voci in base al tipo di attività e alle proprie esigenze.

Schede Fornitori e Clienti
Il funzionamento delle Schede ISO Fornitori è lo stesso delle schede clienti. La sezione iniziale riporta l’elenco delle Schede ISO dei Clienti o Fornitori in cui sono presenti meccanismi di filtro ed estrapolazioni dati in formato excel. La creazione di una Scheda ISO Cliente/Fornitore si basa sulla rispettiva anagrafica gestionale in cui va abilitato l’indicatore della gestione ISO. Nella sezione generale vanno specificati il tipo di scheda, il riferimento della revisione del proprio manuale della qualità e l’anagrafica in oggetto. Oltre alla presenza di altri consueti dati anagrafici, la sezione si compone di tre sottosezioni:

• Criteri Valutazione: E’ possibile personalizzare ed inserire i criteri di valutazione nell’apposito controllo mentre all’interno della valutazione si possono selezionare le seguenti voci: positivo, positivo con riserva, negativo.
• Certificazioni Acquisite: in questa sezione compariranno tutte le certificazioni inserite nella sezione anagrafiche del cliente.
• Requisiti Valutazione: in questa sezione è possibile inserire vari requisiti di valutazione dell’anagrafica in oggetto. Impostando l’indicatore “chiuso”, verrà registrata automaticamente la data di chiusura bloccando l’inserimento di ulteriori requisiti per l’anno corrispondente.

La seconda sezione è dedicata all’inserimento delle registrazioni per l’anagrafica in oggetto. L’inserimento di una registrazione si compone di una descrizione e di una data promemoria che rappresenta la data di quando iniziare a far vedere la registrazione. La data registrazione viene impostata automaticamente al momento dell’inserimento della registrazione ma può essere modificata manualmente in un secondo momento. L’indicatore “eseguito”, se abilitato, non consente più la visualizzazione a promemoria della registrazione. E’ possibile effettuare l’inserimento veloce di una registrazione precedentemente caricata come modello nei dati di base ISO. L’ultima sezione è quella relativa al caricamento degli Allegati relativi alla anagrafica in oggetto. La scheda ISO può essere stampata o esportata in formato pdf.

Schede Dipendenti
Le Schede ISO dipendenti vanno create dalla rispettiva anagrafica personale con lo stesso procedimento descritto per le anagrafiche cliente e fornitori. Anche in questo caso si avrà il relativo elenco delle schede ISO dipendenti con tutte le funzioni di filtro ed estrazione in formato excel. Nella sezione generale è sempre presente una parte che riguarda l’inserimento dei dati anagrafici del dipendete e la visualizzazione delle certificazioni acquisite, regolarmente inserite nella sezione ISO dell’anagrafica dipendente in questione.
La sezione delle Registrazioni presenta le seguenti informazioni:

• Data Registrazione   Rappresenta la data relativa alla registrazione
• Eseguito                       Indica se completata e non più visualizzata nei promemoria
• Registrazione              Rappresenta il tipo di registrazione che si sta inserendo
• Validità                         Rappresenta la validità temporale della registrazione.
• Da – A                           Rappresentano le date di inizio e fine validità della registrazione.
• Ore                               Indica le ore svolte in caso di corsi di formazione.
• Tipo                              Rappresenta il tipo di certificazione rilasciata dal corso
• Valutazione                  Valutazione che viene data al corso.
• Attestato                       Indica se è stato rilasciato un attestato dopo il svolgimento del corso.
• Ente formazione         Società che ha effettuato la formazione.
• Promemoria                Rappresenta la data del promemoria della registrazione.      

Promemoria Registrazioni
La sezione visualizza i promemoria pianificati di tutte le registrazioni delle Schede ISO clienti, fornitori e dipendenti. I promemoria vengono visualizzati nel momento in cui l’operatore effettua il Login al programma. Le registrazioni verranno visualizzate un numero di giorni prima in base alle preferenze impostate e rimarranno visibili fino a quando l’indicatore “eseguito” non verrà abilitato.
La registrazione in modalità promemoria è composta da:

• Promemoria       Data promemoria della registrazione; alla scadenza la riga si colorerà di rosso.
• Scadenza             Data di scadenza della registrazione; alla scadenza la riga si colorerà di arancione.
• Anagrafica          Rappresenta l’anagrafica della registrazione.
• Registrazione     Rappresenta la descrizione della registrazione.
• Tipo                      Rappresenta il tipo di registrazione.

Dall’elenco dei promemoria è possibile effettuare filtri sullo stato dell’anagrafica (aperti, chiusi) e sullo stato delle registrazioni se in scadenza o scadute.  E’ presente una stampa riepilogativa dei promemoria delle registrazioni soggetti al filtro applicato.

 Schede Beni
In questa sezione vengono gestite le Schede ISO relative ai beni come le attrezzature, i DPI, i DPC. L’elenco delle schede è composto da dati riassuntivi del bene e da alcuni indicatori:

• Dism Indica che il bene è dismesso; ad esso quindi è associata una data dismissione.
• All Indica che il bene possiede degli allegati.
• Note Se compare il carattere “N” indica che nella scheda del bene sono state inserite delle note.

Per poter inserire una Scheda ISO beni è necessario creare il bene “Prodotto” nell’anagrafica dei prodotti ed abilitare l’indicatore “ISO\Automezzi”. E’ possibile creare la scheda in automatico oppure manualmente.
Il dettaglio delle Schede ISO beni si compone di quattro sezioni:

• Generale, per inserire i dati caratteristici del bene;
• Manutenzioni, si tratta della sezione in cui verranno inserite tutte le manutenzioni riferite al bene, sia ordinarie che straordinarie. E’ possibile associare una data promemoria ed inserire l’indicatore “eseguito” per la chiusura della manutenzione.
• Fatture, sezione in sola lettura di tutte le fatture caricate per il bene specifico.
• Allegati, sezione di caricamento allegati relativi al bene.

La Scheda ISO può essere stampata o esportata in formato pdf.

 Schede Automezzi
Sezione dedicata alla gestione delle Schede ISO Automezzi. Nella sezione “generale”, oltre alla possibilità di inserimento dei dati caratteristici dell’automezzo, c’è la possibilità di inserire le date di scadenza bollo, assicurazione e revisione, automaticamente visibili a promemoria. Nella sezione “manutenzioni, oltre alla possibilità di inserire la descrizione e la tipologia di manutenzione, è possibile specificare il chilometraggio da cui iniziare a controllare il promemoria, l’intervallo in Km in base al quale attivare il promemoria, i Km di preavviso. Il flag “eseguito”, se abilitato, indica che la manutenzione in questione non deve essere visualizzata a promemoria.
E’ possibile avere una stampa riepilogativa della scheda dell’automezzo.
Inserendo la data di dismissione del mezzo vengono eliminati automaticamente i promemoria relativi alle date Assicurazione, Bollo e Revisione del mezzo corrente.

 Promemoria Manutenzioni
Il promemoria manutenzioni visualizza tutte le manutenzioni in scadenza delle schede beni e delle schede automezzi.
Per le manutenzioni degli automezzi, il comportamento del promemoria è il seguente:

• le date dell’assicurazione, del bollo e della revisione sono sensibili al numero di giorni impostati sulle preferenze;
• le manutenzioni verranno visualizzate nel momento in cui la data odierna è compresa tra e la data promemoria meno i giorni di preavviso; se invece le manutenzioni hanno valorizzato “A Partire da”, verranno visualizzate secondo il calcolo dei km.

Quando una manutenzione scade, la data promemoria manutenzioni si colorerà di arancione.

Analisi ISO
La funzionalità di analisi oltre a visualizzare, ricercare, stampare ed estrapolare tutte le manutenzioni e registrazioni ISO, consente di effettuare operazioni di inserimento e aggiornamento dei dati. Nella TAB registrazioni si possono filtrare le registrazioni dei dipendenti, dei clienti e/o fornitori; per quanto riguarda la TAB delle manutenzioni la visualizzazione riguarda tutte le manutenzioni o tutte le schede ISO dei Beni/Automezzi. E’ possibile effettuare l’anteprima di stampa delle schede.

Stampe ISO
Le gestione delle stampe ISO permette di effettuare stampe massive impostando la tipologia e l’anno di riferimento. In particolare sarà possibile stampare:

• Elenchi ISO configurati con le rispettive revisioni, come ad esempio Fornitori Qualificati, DPI Attivi, Attrezzature Attive, Elenco Formazione ecc.
• Schede ISO di Beni e Automezzi Attivi;
• Elenco delle registrazioni per tipo formazione dipendente.

 Dati di Base
La sezione dei Dati di Base si compone di quattro sotto sezioni di configurazione e personalizzazione della gestione ISO dell’azienda: Certificazioni/Formazione/Ente, Criteri/Requisiti, Tipo Schede, Registrazioni ISO e Manutenzioni ISO.

Gestione Protocollo
La gestione permette di protocollare ed archiviare tutti i flussi documentali dell’azienda (come posta, raccomandate, fax, mail ecc.) sia in entrata che in uscita. A disposizione dell’utente anche l’utilizzo della gestione del sotto protocollo per categoria e dell’anagrafica sedi, nel caso di multi sede. Tramite i meccanismi di filtro è possibile effettuare estrapolazioni in formato excel oltre alla presenza di stampe riepilogative in formato pdf con il dettaglio dei protocolli. Da un documento gestionale è inoltre possibile generare un protocollo collegato, associare più protocolli ad uno stesso documento mediante il meccanismo di copia protocollo.

Gestione Automezzi
Con questo modulo è possibile gestire la propria flotta di mezzi interni, archiviare le informazioni anagrafiche, gestire i consumi, i costi di manutenzione, la tracciabilità delle entrate/uscite oltre ad avere una serie di promemoria relativi alle varie tipologie di manutenzioni e scadenze.

Anagrafica Automezzi
L’elenco dell’anagrafica è composto dai dati principali che identificano un automezzo (targa, telaio, ecc.) e dalla presenza di quattro indicatori:
– Dismesso Indica che il automezzo è dismesso, quindi è associata una data dismissione.
– ND Indica se l’automezzo è disponibile presso la sede interna.
– Allegato Indica che l’automezzo ha associato allegati come ad esempio libretto, scheda ecc.
– Note indicano delle note associate
Il dettaglio dell’anagrafica è composta da quattro sezioni:
– Generale, sezione dei dati anagrafici dell’automezzo con date di scadenza bollo, assicurazione e revisione, tutte soggette a promemoria all’avvio del programma; sono presenti “Km Automezzo” e “Consumo/lt” derivanti dalle informazioni mensili.
– Manutenzioni, sezione dedicata alle varie tipologie di manutenzioni ordinarie e straordinarie con la possibilità di attivare il promemoria delle stesse a livello chilometrico o temporale. L’indicatore “eseguito” indicherà che la manutenzione non dovrà essere visualizzata a promemoria.
– Fatture, si tratta del riepilogo di tutte le fatture e quindi dei costi sostenuti per l’automezzo.
– Allegati, sezione per l’inserimento di qualsiasi documento del mezzo.
Dall’anagrafica è possibile effettuare la stampa riepilogativa della scheda dell’automezzo.

Promemoria Automezzi
Il promemoria delle manutenzioni visualizzerà tutte le manutenzioni in scadenza all’avvio del programma.
Tutte le manutenzioni faranno riferimento all’indicatore “eseguito” pertanto anche se scadute continueranno ad essere visibili a promemoria fino a quando non sarà abilitato l’indicatore e verranno colorate in arancione. Possono essere gestite a promemoria le date dell’assicurazione del mezzo, del bollo e della revisione, tutte sensibili al numero di giorni di preavviso impostati sulle preferenze.
La gestione dei promemoria può variare nel caso di attivazione del modulo Tracker. Se abilitato i promemoria saranno gestiti con i Km giornalieri trasmessi dai dispositivi satellitari denominati Tracker nel portale TetraSystem Controllo Squadre.

Informazioni Mensili
E’ possibile tracciare i costi mensili e quindi giornalieri di ogni singolo automezzo effettuando gli inserimenti delle schede carburanti; mediante la sezione delle informazioni giornaliere è possibile tenere traccia dei km percorsi e dei litri consumati aggiornando in automatico il consumo al litro presente nell’anagrafica dell’automezzo. Sono presenti anche altri tipi di costi mensili come autostrada, ricambi, gomme, leasing, ecc. I dati sono riepilogati attraverso una stampa dettagliata delle informazioni Mensili e Giornaliere.

Entrata e Uscita Automezzi
La tracciabilità del mezzo e quindi la disponibilità presso la propria sede viene garantita dalla gestione delle entrate e uscite automezzi che permette di sapere le informazioni di chi e quando è entrato o uscito il mezzo.
L’uscita viene tracciata con l’inserimento della targa e dell’operatore mentre quando l’automezzo rientrerà sarà sufficiente specificare la targa dell’automezzo per tracciare l’entrata con tutti i dati. La gestione aggiornerà in tempo reale la disponibilità o meno dei mezzi nella lista principale. E’ possibile effettuare stampe ed esportazioni dettagliate dei dati filtrati con i consueti strumenti del gestionale.

Analisi Appalti
La sezione dedicata all’analisi dei contratti di tutti gli appalti permette di analizzare tutti i dati caricati, calcolati e aggiornati in tempo reale durante la lavorazione dei cantieri attraverso l’estrapolazione dei dati filtrati in formato excel, pivot e grafico.